Használd az új lehetőségeket!
Kedves Olvasó!
Figyelmedbe ajánljuk a HÍR-ADÓ legújabb számát, amelyben Zelenák András, a NOVITAX ügyvezetője „Használd az új lehetőségeket” címmel hívja fel a figyelmet arra, hogy milyen volna a munka egy olyan könyvelő cégnél, amely kihasználná a NOVITAX könyvelőprogramokban rejlő lehetőségeket.
Használd az új lehetőségeket!
A környezetünkben egyre másra alakulnak ki újabb és újabb divatos kifejezések, amelyeket gyorsan elkezdünk használni, de többnyire csak a szójárásunkban és nem a munkánkban. Ilyesmikre gondolok, mint digitalizáció, papírmentes iroda, mesterséges intelligencia.
Ezek a folyamatosan változó, megújuló kifejezések többnyire csak áhított célként jelennek meg, aztán megy minden tovább a maga megszokott módján, a rutin, a megszokás, a határidők, szinte arra sem marad időnk, hogy panaszkodjunk, hogy mennyire nincs időnk.
Azért annyira nem rossz a helyzet, hogy kézzel kelljen könyvelni, valamilyen könyvelő programot minden könyvelő használ, sőt egyre többen vannak olyanok, akik NOVITAX könyvelő programot használnak.
Mivel én is ezt ismerem a legjobban, leírom, hogy szerintem hogyan kellene működnie egy álom könyvelő irodának, ha csak megközelítőleg kihasználná szoftvere valamennyi tudását.
Kapcsolattartás az ügyfelekkel
Első lépésként minden ügyfelemet beregisztrálnám az ingyenes WebTax ügyfélkapuba, és meggyőzném őket, hogy lépjenek be és használják. A belépéséhez elegendő egy e-mail cím és egy jelszó.
Ezt azért tarom fontosnak, mert ezáltal létrejön egy olyan felhős kapcsolat, amelyen a továbbiakban közvetlenül tarthatjuk a kapcsolatot. Úgy képzeljétek el, mintha az ügyfél és az én számítógépem egy köztes számítógéppel volna összekapcsolva, amelyet bárhol, bármikor azonnal mindketten elérünk.
Például egy gombnyomással feltölthetők a könyvelési eredmények, akár folyamatosan is, nem a levelező programon keresztül kérném a hiánypótlásokat, egyéb közlendőket, az ügyfelem ezen a csatornán küldené el kéréseit, akár a hiányzó bizonylatképeket is stb.
Ez a felület kiváltja a személyes találkozást, a telefont és a levelezgetést, ráadásul minden fejleménynek gyorsan visszakereshető nyoma marad.
A számlák kézi adatbevitelének minimalizálása
Szerintem ennek egyik legfontosabb eleme nem a számlák NAV-tól vagy mástól való visszakérése, hanem rábírni az ügyfelet arra, hogy olyan számlázó és pénzügyi rendszert használjon, amely lehetővé teszi, hogy a számlákat könyvelésre elő tudja készíteni és azokat közvetlenül (a NAV kihagyásával) át tudja adni a könyvelő programnak (kimenő, bejövő).
Ha rajtam múlna, ügyfeleim a könyvelő programmal teljesen kompatibilis számlázó és pénzügyi rendszert használnának, mert az maradéktalanul teljesítené az első feltételt. De tudom, hogy ez csak álom, ezért nézzük meg milyen egyéb lehetőségek vannak.
Számlaképek társítása
Amennyiben ügyfelem olyan rendszert használ, amely a számla képeket és számla adatokat nem tudja közvetlenül átadni a könyvelő programnak, akkor azokat lekérem a NAV rendszeréből. Természetesen használva az időzítési funkciót, hogy mire beérek a munkahelyemre ott legyenek a számlák, hogy a számla adatokat a számlaképekkel össze tudjam társítani.
Ügyfelemmel közösen nyitnék egy felhős mappát (pl. Dropbox), amelybe neki folyamatosan fel kell töltenie a számlaképeit, (a pdf-eket, a szkennelt vagy fotózott képeket).
A letöltött számla állományra elindítanám a számlakép társítás funkciót, amely a mappában levő számlaképekhez társítja a letöltött számlákat, amelyekhez csatolja a számlaképeket.
A nem párosodó számlaképeket (pl. külföldi számlák) a program áthelyezi a „két képernyős” rögzítési mappába, amelyből egy másik munkafolyamatban a számlakép alapján rögzíteném a számlákat. Persze erre nincs szükség, ha az ügyfelem könyvelő program komptatibilis rendszert használ, mert az követlenül átad minden előfeldolgozott számlát.
Pénztárgép összesítők könyvelése
Legfeljebb csak ellenőrzési célra kérném be ügyfeleimtől a pénztárgép szalagokat, mindent lekérdeznék a NAV-tól, méghozzá időzítve, hogy véletlenül se csússzak ki a lekérdezési intervallumból.
A pénztárgép összesítők könyvelésére, mivel az könnyebben automatizálható, képeznék előzetes kontírozásokat, vagy könyvelési szabályokat, így a letöltés után a könyvelés teljesen automatikus lehet.
Banki események folyamatos könyvelése
Minden olyan bank esetén, amelyre már ki van alakítva, használnám a banki események gép – gép kapcsolatban való lekérdezését, igény szerint, akár naponta többször is. Azt nem kell magyarázni, hogy a megbízóm felé milyen értéke van annak, ha az ügyfélkapujára akár naponta tudok friss pénzügyi adatokat feltölteni.
A banki kapcsolat hiányában rábírnám az ügyfelemet arra, hogy a bankszámláiról kérjen elektronikus kivonatot, amelyet beimportálnék a könyveléshez.
A banki események feldolgozásához készítenék kiegyenlítési és könyvelési szabályokat, amelyekkel előbb-utóbb a banki események könyvelése szinte teljesen automatikus lehetne.
Könyvelési szabályok
Mint azt az elején már említettem, a jelenlegi nagy divat a mesterséges intelligencia és annak munkánkban való alkalmazásának lehetőségei.
Örömmel jelenthetem, hogy könyvelő programomban még a mesterséges intelligencia divat betörése előtt is létezett a könyvelési szabályrendszer, amely lehetővé tette használója számára, hogy bármely könyvelt bizonylathoz olyan szabályokat rendeljen, amelyek alapján a program képes felismeri, hogy ahá, ilyen bizonylatot már könyveltem, no akkor kontírozzuk és könyveljük gyorsan. Sőt, a szabályokat kis segítséggel a program is létre tudja hozni.
Nevezzük ezt a funkciót bárminek is, használatát nem hagynám ki, mert kellő számú szabály megalkotása után a kontírozási folyamat nagyrészt automatikus lesz. És tudjuk: a gép nem téved, ha jó a szabály, jó a könyvelés!
A könyvelőprogram minősége
Csak olyan könyvelőprogramot használnék, amely egy rendszerben kezeli a főkönyvi könyvelést és az azt alátámasztó analitikákat. Ahol nem sarcolnak meg az elkülönülten vezetett analitikai rendszerekkel (pl. tárgyi eszköz, áfa, folyószámla stb.), még külön fizessek is azért, hogy ellenőrizhessem a főkönyvet az analitikákkal? Ilyenbe biztos nem mennék bele!
Szerintem az a jó könyvelő program, amely az analitikákat, a főkönyv alá rendelve közös rendszerben vezeti, rendszer szinten zárja ki az eltéréseket.
További fontos szempont a funkciógazdagság, a megbízhatóság, a könyvelő munkájának magas szintű kiszolgálása és az, hogy biztosítani tudja az eddigiekben leírt megoldásokat.
Milyen is volna az én könyvelő irodám?
- Lehetne bárhol, mert az ügyfeleimnek nem kellene személyesen megjelenniük.
- A könyveléshez nem használnék papír alapú bizonylatokat.
- Csak a NOVITAX ügyfélkaput használnám, nincs telefon, nincs levelezgetés, a könyvelési eredmények azonnal láthatóak lennének.
- Elkerülném a számlák rögzítését.
- A számlaképeket és a számlákat a programmal párosítanám.
- A pénztárgép összesítőket a NAV-tól kérném le és automatikusan könyveltetném.
- A banki eseményeket, ha lehet gép – gép kapcsolatban kérném le, automatikusan egyenlíteném ki a számlákat.
- Használnám a könyvelési szabályokat, egy idő után rábíznám a könyvelést a programra.
- Csak olyan programot használnék, amely zárt rendszerben vezeti a főkönyvet és az analitikákat.
Higgyétek el, hogy ez nem utópia, képzelgés, mert a NOVITAX rendszer ezt mind tudja, csak használni kell az okos funkcióit!
Zelenák András
NOVITAX
