Integrált pénzügyi nyilvántartási program (IPTAX)

Számlát készíteni látszólag nagyon egyszerű dolog, beírom a vevő adatait, azt, hogy mit vásárolt, mennyit és hogyan kell fizetnie és kész a számla. Minek kell ehhez program?

Talán azért, mert a számla a vállalkozás tükre, ráadásul az üzleti partnerek elvárásai mellett a jogszabályi előírásoknak is meg kell felelnie. És a számlázás az sláger téma a jogszabály alkotónál, a szigorú előírások, bejelentési, adatszolgáltatási kötelezettségek csakúgy, mint a bonyolult áfa rendszer gyakran változnak. Van már NAV xml export és a számlázó programunkat is „bekötöttük” a NAV-hoz. Sok számla kiadásakor egy jó programmal lényegesen gyorsabb és megbízhatóbb a számlakészítés, és gyorsabb az ellenérték megérkezésének az esélye is (elektronikus számla).

Egy számlázó program lehet nagyon egyszerű, itt a program gyakorlatilag egy írógépet helyettesít, ilyen programot nem javaslunk. Lehet sokat tudó, mint például a NOVITAX számlázó programja, amelyben a számlák szinte automatikusan készülnek. A programunk figyelembe veszi az egyes tevékenységek, szolgáltatások sajátosságait, támaszkodik a számlázást megkönnyítő törzsállományokra (cikk, szolgáltatás, vevők, árlisták stb.), a számlázást előkészítő analitikai programokra (pl. előfizetői, kereskedelmi, tagdíjszámítási, gyártás előkészítői stb.).

Emellett mindenben teljesíti az éppen érvényes jogszabályi előírásokat, teljesíti az összes előírt adatszolgáltatást, beleértve a NAV xml exportot, és a beküldendő számlák azonnali és automatikus NAV-hoz való továbbítását is.

Kisebb vállalkozásoknál számlázó programunk működhet egyszerű számlázó programként, de kialakíthatók és vezethetők benne a számlázást könnyítő alapnyilvántartások és a számlázást előkészítő analitikák is. Mint a NOVITAX összes programjánál, a számlázó programnál is alapvető az azonnali és térítésmentes jogszabálykövetés, és a számlázást könnyítő törzsállományok vezetése. A vállalatirányítási rendszerben már most is van néhány a számlázást előkészítő analitika, amely alapján a számlázás már automatikus, ha szükséges ilyen analitikát egyedileg is fejlesztünk számlázó programunkhoz.

Tudjon meg többet a minden igényt kielégítő számlázó programunkról, olvassa el részletesebb szakmai leírásait, ismerje meg főbb funkcióit, töltse le és próbálja ki a demo verziót.

Az áttekinthető gazdálkodás, a kifizetések ütemezése, figyelése, a projekt (gyártási költségek) meghatározásához a saját számlák számítógépes előállítása mellett a beérkező számlákat, és a hozzájuk kapcsolható egyéb bizonylatokat (szállítói megrendelés, adott előleg, bejövő szállítólevél stb., a továbbiakban beérkező számla) is célszerű a számlázó programmal nyilvántartani, amelyre a NOVITAX integrált vállalatirányítási rendszerében több lehetőség is van.

A beérkező számlák pénzügyi nyilvántartás részeként való feldolgozására a számlázó programot ajánljuk, amellyel teljes körűen, akár tételenként is nyilvántartásba vehetők a bejövő számlák, szállítólevelek bármely devizában. Az ügyviteli rendszer készletnyilvántartó programja a szállítólevél vagy a számla feldolgozásakor rögzítheti a készletekben beálló változásokat is.

A bejövő szállítólevelek, számlákat a kimenő számlákkal azonos felületen lehet rögzíteni (a „számlatípus” (számlatömb) mezőben a bejövő számla, vagy szállítólevél típust kell választani), ezért a program a bejövő számlák esetén is biztosítani tudja a kimenő számláknál megismert összes szolgáltatást.

A program több módon teszi lehetővé a bejövő számlák több költségviselő szerinti felosztását, és a számlakísérő szolgáltatás alapján a számla adatgazdái folyamatosan áttekinthetik a számlák feldolgozási útvonalát, az ügyintézési határidő lejártakor a program értesíti a kijelölt vezetőket.

A bejövő bizonylatok mivel e tekintetben nem szigorú számadású bizonylatok, a rögzítés után is szabadon módosíthatók, a költségek az első rögzítés után is többféle technikával feloszthatók. A számlák ügyintézési folyamata határidő követéssel nyomon követhető. A feldolgozott számlák ismételt rögzítés nélkül feladhatók a könyvelési programokba.

A bankszámla kivonat teljes körű feldolgozását jelentősen megkönnyíti, ha a kivonatot feldolgozó program „látja” a bejövő számlákat is, így azok azonnal kiegyenlíthetők.

A demo verzió kipróbálásával ismerje meg a bejövő számlák feldolgozási lehetőségeit, szolgáltatásait, az azok alapján kinyerhető vezetői információkat, költségelemzéseket.

Beérkező számlák feldolgozásának főbb funkciói

A bejövő számlák, szállítólevelek, adott előlegek a IPTAX program „Számlázás” menüpontjából indíthatók, a „Számlatípus” mezőben valamelyik bejövő számlatípust kell választani. Az egységes kezelésből következően a bejövő számlákra is vonatkoznak a kimenő számláknál felsorolt funkciók, a további speciális funkciók a következők:

• a bejövő bizonylatok szabad módosíthatósága (a bejövő számlákat nem tekintjük szigorú számadású bizonylatoknak)
• a rögzített számlák utólagos költségfelosztása
• a számla ügyintézési folyamatának nyomon követése, határidő figyelés
• számlák utólagos (a könyvelő programba való feladáskori) kontírozhatósága
• bejövő szállítólevelek feldolgozása, bejövő számlákba való „beszámítása”
• felvásárlási jegyek kezelése
• szállítólevél, vagy számlatételek alapján automatikus készletvezetés
• többféle nyilvántartás ár kezelése (elszámoló ár, utolsó beszerzési ár, súlyozott átlagár, „FIFO” árkezelés)

Rendelések nyilvántartása

Az üzleti tevékenység tervezéséhez, szervezéséhez szükséges ismerni a várható üzleti eseményeket, más szóval a megrendeléseket. A vevői megrendelések határozzák meg az anyag áru beszerzéseket, a gyártás ütemezését, és befolyásolják a likviditást is. A szállítói megrendelésekből lehet tudni a rendelt anyagok áruk beérkezési idejét, és a felmerülő költségek várható idejét.

Ezért szükséges, hogy egy jó integrált ügyviteli program készítsen, fogadjon árajánlatokat, az elfogadott árajánlatokból készítsen rendeléseket, vigye végig a rendelések teljesüléséhez és a teljesülésük esetén szükségessé váló folyamatokat.

A NOVITAX rendeléseket feldolgozó programjával elkészíthetők a vevői árajánlatok, rendelések, nyilvántartásba vehetők a beérkező (szállítói) árajánlatok, rendelések. Rögzíthetők a rendelések visszaigazolásai, a rendelések teljesítési adatai (beszállítások, kiszállítások). A program a visszaigazolt rendelések alapján nyilvántartja a várható beérkezéseket, várható kiszállításokat (várható készlet kezelése), beszállítás esetén a szállítói rendeléseket a FIFO elv alapján, vagy kézi hozzárendeléssel teljesíti.

Az árajánlatokból a program készíthet megrendelést, a rendelt áru beérkezésekor (kiszállításakor) a rendelésből készülhet szállítólevél vagy számla, ha a megrendelt terméket gyártani kell, a program a megrendelésekből elkészíti a gyártási lapokat (egy megrendelésről több gyártási lap is készülhet).

A rendelés-nyilvántartási modul főbb jellemzői:

Gyártás előkészítés

A gyártandó termékeket és azok mennyiségét elsősorban a megrendelések (rendelés nyilvántartás modul) határozzák meg. A gyártás előtt tudni kell, hogy a szükséges összetevőkből (anyagokból, segédanyagokból, félkész termékekből) van-e elegendő készlet, van-e megfelelő munkagép és munkaerő kapacitás, tehát gyártható-e a termék, és várhatóan mennyibe fog kerülni a gyártás.

Az integrált vállalatirányítási rendszer gyártás előkészítő moduljában receptúrák (darabjegyzékek), gyártási lapok rögzíthetők, az előre elkészített receptúrák, gyártási lapok a gyártásba adás előtt pontosíthatók. A gyártásba adáskor a program kivételezi a gyártáshoz szükséges anyagokat, félkész termékeket, és bevételezi az elkészült késztermékeket.

A gyártási lapokon az előállításhoz szükséges összetevők mellett rögzíteni lehet gyártási mennyiséggel arányos és fix költségeket, egyéb szükségleteket, így a program meg tudja állapítani a gyártott termékek önköltségen számított előállítási költségét (szűkített önköltség) is.

Egy rendelésre több gyártási lapot, receptúrát, árut lehet összevonni, a program tételeként kezeli a rendelés állapotát (melyik tétel készült el és melyik nem), hogy áll az egész rendelés. A gyártási lap készülhet receptúrából, korábbi gyártási lapból klónozással, vagy kézi rögzítéssel.

A gyártás előkészítés modul az IPTAX program „Készletnyilvántartó” programjának főmenüjéből indítható és a következő funkciókat látja el:

Bankszámlák kezelése

A vállalkozások, bankok bevonásával bonyolítják pénzforgalmuk jelentős részét. Valamilyen rendszerességgel utalják a jövedelmeket, adókat, járulékokat, szállítói számlákat és egyéb eseti kifizetéseket. Bankszámlára érkezik a befizetések jelentős része vevői számlák kiegyenlítése, különféle visszautalások stb. A bank szolgáltatói szerződésének megfelelően kézi, vagy elektronikus formában fogadja az utalásokat és küld értesítést a bankszámlák forgalmáról.

A NOVITAX Kft. integrált ügyviteli szoftverének banki feldolgozási modulja (IPTAX) együttműködik a magyarországi bankszoftverek többségével. Az integrált rendszer előnyeit kihasználva, a bérszámfejtő program, az egyszeres és kettős könyvelő program, és a pénzügyi nyilvántartó programok bankonként, közös állományba készíthetik az esedékes utalásokat. A könyvelő és a pénzügyi nyilvántartó programok fogadják az elektronikus bankszámlakivonatokat, a hagyományos, papír alapú banki kivonatok bankonként és kivonatonként a szigorú számadású bizonylatok elvének megfelelő szabályok szerint kézzel is rögzíthetők.

Az utalási rendszerrel készített utalásokat a bankszámla kivonatot feldolgozó program felismeri azonosítás után (például azt, hogy az melyik számla utalása, vagy milyen adónemre vonatkozik az utalás) automatikusan feldolgozza. A pénzügyi nyilvántartási modulban rögzített bankszámlakivonatokat ismételt adatrögzítés nélkül könyveli az egyszeres, vagy a kettős könyvviteli program.

A bankszámla kezelő program főbb funkciói a következők:

Programunk tehát a vállalkozások pénzügyi eseményeit valós időben (szinte azonnal) nyilvántartásba veszi, így a menedzsment naprakész adatok alapján dönthet pénzügyi, financiális kérdésekben.

Pénztárak vezetése

A vállalkozások készpénz forgalmát a pénzmozgásokkal egy időben, a szigorú számadású bizonylatok szabályait betartva, a készpénz kezelési szabályzat előírásai szerint kell vezetni. Kisebb vállalkozás, kisebb forgalom esetén ez történhet kézi vezetéssel, nagy forgalom, több pénztár, pénztárgép, vagy fő pénztár és helyi pénztári rendszer esetén elkerülhetetlen pénztár kezelő program használata.

A házi pénztár kezelő programmal (KPTAX) nyilvántartásba vehetők pénztárak, jelölni lehet a fő pénztárakat és a hozzájuk tartozó helyi pénztárakat. A pénztárak nyitó pénzkészleteinek beállítása után a program a pénzforgalmat pénztáranként a pénzügyi eseményekkel egy időben, bármilyen pénznemben, akár több munkaállomásról, zárt rendszerben vezeti. Egyedi igényeket is figyelembe véve elkészíti a szokásos pénzügyi bizonylatokat (bevételi-kiadási pénztárbizonylatok, pénztárjelentések), listákat, kigyűjtéseket.

A házipénztár program főbb szolgáltatásai:

Egyszerűsítse pénztárosai munkáját programunkkal, pénzt ugyan nem számolunk, de minden mást átvállalunk.

A készletekkel való hatékony és biztonságos gazdálkodás alapja a naprakész, pontos nyilvántartás, a megtörtént és a várható készletmozgások nyilvántartása, elemzése, a forgási sebesség figyelése, a készletek minimális szinten való tartása.

Ehhez ad komoly segítséget a NOVITAX készlet nyilvántartási programja, amelyben korlátlan számú belső (saját készlet) külső (idegen készlet) raktárt lehet nyitni. Raktáranként, ha szükséges tárolási helyenként cikkenként akár több mennyiségi egységben és értékben nyilvántartható az induló készlet, és az abban bekövetkező változások.

A program készletmozgás tételként rögzít minden olyan eseményt, amely a készlet mennyiségét, vagy értékét változtatja. Minden készletmozgás tételben megadható a partner, a munkaszám, a költséghely, az elsődleges és a másodlagos mennyiségek, az árak (beszerzési, nyilvántartás, étékesítési ár). Ezek az adatok a forgalom listákon bármilyen időszakra, tetszőleges bontásban lekérdezhetők. A program vezeti a raktári készlet nyilvántartásához szükséges törzsállományokat (cikk, mennyiségi egység, termékjegyzék stb.).

A készletváltozásokat a program rögzítheti a számlák (vagy a szállítólevelek) tételeiből, gyártásba adott receptúrákról, gyártási lapokról, vagy kézi adatbevitellel. A készletek nyilvántartási ára az „elszámoló ár” típusú árképzéstől eltérően vezethető „súlyozott átlagár”, vagy „FIFO” módszerrel. A készletcsökkentéseknél (pl. értékesítés) a program, vagy a program kezelője az értékesített cikkeket kiválaszthatja a beszerzés ideje, vagy a szavatossági idő szerinti FIFO módszerrel.

A készletek készletnyilvántartó programunkkal kezelhetők egyszerre több munkaállomásról, akár vonalkód olvasóval. A raktári programunk segíti a készletkezelés logisztikai feladatainak ellátását (kiszedési jegyzékek, kiszállítás túralapok készítése).

A készletnyilvántartó rendszer főbb szolgáltatása a következők:

Az IPTAX integrált pénzügyi nyilvántartási program főbb funkciói

Az IPTAX integrált pénzügyi nyilvántartási program a mindenkori jogszabályok szerint kiállítja (elkészíti) és nyilvántartásba veszi a vevői (kimenő) számlákat, lehetővé teszi azok kiegyenlítéseinek rögzítését, tájékoztatás ad a számlák pénzügyi teljesüléseiről. A számla készülhet forintban, devizában, magyarul, idegen nyelven, több formátumban, tetszőleges számlaszöveggel ellátva, egyenként, vagy csoportosan (automatikusan). A program kezeli a számla készítéséhez szükséges törzsállományokat (partner, cikk, számlatípus, munkaszám, költséghely, árfolyam stb.). A kézi bevitel mellett lehet számlázni külső állományokból, a számlázást előkészítő analitikai rendszerekből automatikusan.

A számlázó program főbb funkciói a következők:

Az IPTAX integrált pénzügyi nyilvántartási program alkalmazási területei

Általános célú számlázó programunk alkalmas szinte bármely területen működő vállalkozás számláinak kiállítására, programunkat azonban néhány terület speciális számlázási szabályaira is felkészítettük, például:

Ha nem találta meg az Ön működési területére kialakított specialitásoknak megfelelő változatot, keressen bennünket, hogy programunkat az Önök működési területére is felkészítsük!

Az IPTAX integrált pénzügyi nyilvántartási program által kezelt bizonylatok

A Számlázó program a vevői (kimenő) számlák mellett számos, a vállalkozások ügyviteli folyamatainak ellátásához szükséges dokumentumot („számla jellegű” bizonylatot, számlatömböt) készít és kezel az árajánlattól kezdve a megrendelésen, szállítólevélen, díjbekérőn keresztül a számláig. A munkalapok készítésével támogatja szolgáltatásokat, a receptúrák (darabjegyzékek), gyártási lapok készítésével támogatja a gyártási folyamatokat, de segíteni tudja szolgálni a kiszállítás logisztikai feladatait, a mezőgazdasági termékek felvásárlását, a garanciális kötelezettségeket stb.

Nézzék át számlázó programunk sokoldalúságát igazoló felsorolást, amelyben a program által kezelt főbb dokumentum típusokat foglaltuk össze:

Az ügyviteli folyamatnak megfelelően a kezelt dokumentumok egy későbbi munkafázisba „felhasználhatók”, egészen a számla elkészítéséig (pl. árajánlatból megrendelés, megrendelésből szállítólevél, előlegszámla, díjértesítő és ezekből számla készíthető, stb.).

Próbálja ki RAXLA program demo verzióját, rögzítse az Ön vállalkozásban hasznosnak tűnő bizonylatokat, egy programban a teljes ügyviteli folyamat!