NOVITAX Iktató rendszer (IKTAX)

A dokumentumok nyilvántartásba vétele az iktatási eseménnyel kezdődik. Az iktatási esemény egy dokumentumról való bejegyzés a virtuális iktatókönyvbe, például a (papíron, vagy e-számlaként) beérkező (bejövő) számla iktatószámmal való ellátása és nyilvántartásba vétele.

Az iktatási esemény egyedi azonosítója elő- (vagy utó-) tagból és sorszámból álló azonosító. A rendszer több iktatószám tömböt kezelhet, amelyeket dokumentum típushoz is lehet rendelni.

Mivel a rendszer többfelhasználós (egyidőben több felhasználó hozhat létre iktatási eseményt), a rendszer csak az iktatási esemény tárolásakor osztja ki az iktatószámot, amelyet azonban megjelenít a képernyőn, hogy át lehessen azt vezetni az iktatott dokumentumra.

A nyilvántartásba vett dokumentumokat részben a forgalmazó, részben a felhasználó által kialakított dokumentumtípus kell rendelni (pl. bejövő számla, teljesítésigazolás, szállítólevél stb.), célja a dokumentumok rendszerezése, jobb visszakereshetősége.

Az iktatási események ügyiratba foghatók össze. Az ügyirat egy adott ügyhöz kapcsolódó, egységesen kezelt, papír alapú vagy elektronikus iratok, dokumentumok (pl. levelek, szerződések, jelentések) iktatási eseményeinek összessége. Az iktatási rendszerben az ügyirat úgy hozható létre, hogy az ügyirathoz tartozó iktatási eseményeket hozzárendeljük az ügyirat első (vagy a kiválasztott) iktatási eseményhez. A kiválasztott iktatási szám lesz az ügy azonosítója.

A rendszer nyilvántartja a dokumentum (iktatási esemény) ügyintézési folyamatát, a dokumentum beérkezésétől (keletkezésétől) egészen az iktatási esemény rendezéséig (lezárásáig). Például egy bejövő számlát igazolni, ellenőrizni, a kifizetését engedélyeztetni kell, a számla ellenértékét utalni kell, a számlát könyvelni is kell stb.

Az iktatási rendszerben ennek megfelelően minden iktatási eseményhez egy ügyintézési eseménysor rendelhető, amelyben meg kell adni a felelőst, a határidőt, meg lehet határozni az elvégzendő feladatot. A feladat elvégzése után a felelős egy újabb eseménnyel továbbadja egy másik ügyintézőnek, és így tovább, mindaddig, amíg az iktatási esemény elintézésre (lezárásra) kerül.

A rendszer e-mail üzenetet küld, ha valaki eseményt kap, illetve akkor is, ha az ügyintézőnél lejárt az ügyintézési határidő.

Az integrált rendszer előnyeit használva amennyiben az iktatási esemény kikerül az iktatási rendszertől, akkor az eseménysor vezetését egy másik program folytatja. Például, ha a bejövő számla „könyvelhető” státuszt kap és a könyvelő programban azt könyvelik, akkor az eseménysorba új státuszként bekerül a „könyvelve” státusz.

Bejövő számla iktatása estén kötelezően meg kell adni a számla nettó, áfa és bruttó értékét, mint fontos információt. Amennyiben a nettó érték ki van töltve, akkor a rendszer lehetőséget ad arra, hogy azt a felhasználó munkaszámokra, költséghelyekre és részlegekre bontsa.

Nem kötelező a teljes nettó értéket felosztani, az egy dimenzióban felosztott összeg azonban nem lehet több a nettó összegnél. Az iktatási esemény dimenzió felosztását, a számla nyilvántartásba vételekor vagy könyvelésekor a rendszer automatikusan rendeli a számlához (nem a számlatételhez).

A dimenziónkénti felosztás megadható az iktatási képernyőn (egy dimenzió használata esetén), de megadható egy költségfelosztási táblázatban is (egynél több dimenzió esetén).

Minden iktatási eseményhez, az alap dokumentum mellett, korlátlan elektronikus dokumentum csatolható (pl. számlakép, szerződés, átvételi elismervény stb.).

Mivel az iktatási rendszer alapvetően dokumentumnyilvántartó rendszer, a felhasználó szabadon dönthet arról, hogy az egy ügyhöz tartozó több dokumentumot egyenként iktatja (iktatási eseményeket hoz létre) és azokat összekapcsolja egy ügyirattá, vagy az új dokumentumot egy már meglevő iktatási eseményhez csatolja.

A döntésben talán fontos lehet, hogy ügyintézési eseménysort csak iktatási eseményhez lehet rendelni, csatolmányhoz nem.

A csatoláskor meg kell adni a csatolt dokumentum típusát is, amelyek közül kiemelt szerepe van a számlaképnek.

A rendszer azt feltételezi, hogy az iktatás során a papír alapú dokumentumokból is készül e-dokumentum (pl. szkenneléssel, fényképezéssel). A rendszer akkor működik hatékonyan, ha a dokumentumok elektronikusan (az iktatási eseményhez csatolva) kerülnek az ügyintézőkhöz.

A tárolóhely a rendszerben az eredetileg papír alapú dokumentumok szkennelés (fényképezés) utáni tárolási helyére vonatkozik (az e-dokumentum csatolva van az iktatási eseményhez).

Az iktatási rendszer főbb funkciói a következők: