NOVITAX megoldások a bizonylatrögzítés nélküli könyvelésre

A weboldalunkon található ábra (letölthető PDF), és annak rövid magyarázata bemutatja, hogy a Novitax rendszer milyen kiterjedt adatkapcsolatokkal rendelkezik, és tényleg megteremtettük a rögzítés nélküli könyvelőiroda munka feltételeit. A többi most már Önökön múlik.

Az ábrához rövid szöveges magyarázatot is készítettünk, amely leírja, hogy az egyes programok milyen inputokat tudnak fogadni, és milyen outputokat tudnak készíteni. Most abban szeretnénk segítséget adni, hogy a sok lehetőségből, mikor melyiket célszerű használni:

Novitax rendszer használata
A kiterjedt adatkapcsolati lehetőségek közül természetesen az a legjobb, ha az adatkapcsolatok Novitax programok között jönnek létre, mert ez jelenti a legkevesebb munkát a könyvelőnek.

Minden Novitax programban egységes az áfa rendszer, szinkronizálódnak a törzsadatok, a bizonylatok könyvelésre készen (kontírozottan) érkezhetnek a könyvelő programba.

Ebben a kapcsolatrendszerben kiemelkedik a WebTax-os kapcsolat, amely egy közös számla elbíráló, könyvelés előkészítő felület lehet a könyveltető és a könyvelő között bejövő számlák esetén is. Nem mellesleg bármilyen könyvelési (bérszámfejtési) információt bármikor visszajuttathat a könyvelő.

Amennyiben a teljes körű Novitax használat nem jöhet létre, akkor jöhetnek szóba a további megoldások:

Novitax XML
Másodikként, ha megoldható, akkor a Novitax XML-t javasoljuk, melynek előnye, hogy az XML-ben minden, a könyveléshez szükséges adat megadható, a hátránya pedig az, hogy a Novitax XML formátumot a nem Novitax számlázó (ügyviteli) programnak kell elkészítenie (a kimenő, és/vagy a bejövő számlákra is). A Novitax XML-t a könyvelő programok (NTAX, TAXA) tudják fogadni.

NAV online XML
A NAV-hoz beküldött, és a vevőként kapott (mások által beküldött) számlákat vissza tudja kérni a WebTax, az IPTAX, az NTAX, és a TAXA program is.

A NAV online XML formátumban tehát a valaki által beküldött számlák kérhetők vissza, a beküldött állapotban (nincs munkaszám, kontírozás, beszámított előleg hivatkozás stb.).

Felhívjuk a figyelmüket, hogy a számlatömbökbe kiadott kézi számlákat a NAV online adatbázisából nem lehet visszakérni, tehát azokat továbbra is kézzel vagy a NAV kézi számla felületéről lekért XML-ből kell könyvelni.

A beolvasott számlák könyvelés előtt feldolgozhatók (kontírozhatók stb.) ajánlottan a WebTax programban, vagy a könyvelő programokban a feladáskor.

NAV “kötelező” XML
Ezt a formátumot minden számlázó programnak tudnia kell, általában csak a kimenő számlákra. Annyiban különbözik az online XML-től, hogy minden kiállított számla benne van, a feladáshoz ezt az XML-t is fel kell dolgozni. A kötelező NAV XML-t nem a NAV szolgáltatja, hanem a számlázó program.

PDF-hez csatolt XML feldolgozása
Csak bejövő számláknál van értelme, az email-ben egyenként érkezett pdf számlákhoz csatolt NAV XML számlák feladása. Nem javasolt módszer (bár fel tudjuk dolgozni), helyette inkább javasoljuk a bejövő számlák visszakérést a NAV-tól.

Talán az is fontos hír, hogy a jól megszokott, korábbi (pl. CSV-s) feladások is megmaradtak.

Kimenő számlák esetén javasolt eljárás
A kiállított számlák (a saját számlák) általános esetben érkezzenek a könyvelő programokba (de mehetnek az Iptax-ba, vagy a WebTaxba is). A feladásban be lehet állítani az általános esetek kontírozását, a speciális esetek a feladási folyamatban kézzel kontírozhatók.

Bejövő számlák esetén javasolt eljárás
A bejövő számlák ritkán tudnak Novitax XML-ben érkezni (csak akkor, ha a használt számlázó programban, ügyviteli rendszerben rögzíteni lehet a bejövő számlákat is), ezért javasoljuk, hogy a bejövő számlák érkezzenek a WebTax programba, amely felületén kényelemesen elő lehet készíteni a számlák könyvelést. A WebTax használata természetesen nem kötelező, a bejövő számlák is érkezhetnek közvetlenül a könyvelő programokba, ebben az esetben a feladási folyamatban lehet a bejövő számlákat könyvelésre előkészíteni.

Az új feladási rendszerünket 2020.07. hónaptól lehet használni. A rendszert az év második felében a leírtak (néhány elem még nem használható), és az azt használók tapasztalatai alapján fejlesztjük tovább. Többek között tervezünk egy bizonylat formájában érkezett, és lekért számlákat összerendező funkciót, és egy öntanuló kontírozási rendszert, hogy minél kevesebb kézi beavatkozásra legyen szükség.

Kérjük Önöket, használják az új lehetőségeket, tanulják meg Önök is, és tanítsák azt meg ügyfeleiknek is, hogy 2021-től, amikor gyakorlatilag az összes számla a NAV-nál elérhetővé válik, tényleg ne kelljen időt pazarolni a számlák rögzítésére.

Figyelmüket köszönve, üdvözlettel:

Zelenák András
ügyvezető