Új IPTAX felhasználóknak

Feltételezzük, hogy amikor ezt olvasod, már áttanulmányoztad a WINTAX használatba vételénél leírtakat, ha nem tetted meg, lépj vissza oda, mert az ott leírtakat itt már nem ismételjük meg.

Ismét felhívjuk a figyelmed a Cégnyitások / Új cég nyitása képernyőn található Éles számlázás paraméter beállítására, ha a számlázó programot nemcsak kipróbálásra, hanem számlázásra is szeretnéd használni.

Mint azt bizonyára tudod, az IPTAX kiszolgálja a vállalkozások pénzügy folyamatait, a következők szerint:

• számláz;
• nyilvántartja a bejövő számlákat;
• készít árajánlatokat, megrendeléseket, rögzíti a visszaigazolásokat;
• vezeti a bankszámlák forgalmát;
• kezeli a készpénzforgalmat;
• akár a számlák alapján nyilvántartja a készletmozgásokat; 
• receptúrák, gyártási programok és gyártási lapok is készíthetők.

Beállítások

Az IPTAX használatba vétele előtt nézd át a beállításokat, különösen 

• a Beállításvarázslót (Beállítások / Beállítás Varázsló) és 
• az Alapbeállításokat (Beállítások / Alapbeállítások), 
• Fontos beállításokat a számlázás előtt,

mert vannak olyan paraméterek, amelyek a számla kiállítása, vagy bizonylat rögzítése után már nem módosíthatók.

Azt, hogy a beállítási paraméterek mit szabályoznak és hogyan állíthatod be azokat, a beállítási képernyők segítség (help) funkciójában nézheted meg. 

Beállításvarázsló 

(Beállítások / Beállítás Varázsló)
A beállítások áttekintését a Beállításvarázslóval kezdd.
Itt állíthatod be (vagy módosíthatod), hogy a megrendelésednek megfelelően az IPTAX rendszer mely moduljait szeretnéd használni. Egyszerre több modul is kiválasztható. Az IPTAX figyeli, hogy az összekapcsolódó modulokat helyesen jelöld be (pl. ha a jövedéki nyilvántartást bejelölöd, automatikusan bejelöli az ahhoz szükséges készletnyilvántartást is).

Alapbeállítások 

(Beállítások / Alapbeállítások)
A beállítások közül az Alapbeállításokat mindenképpen nézd át, mert itt kell beállítanod az egyes modulok működési sajátosságait. Az alapbeállítási lehetőségek a következők:

Számlázás beállításai
Itt adhatod meg a számlázásra, a számlafejre és a számlatételre vonatkozó működési paramétereidet. Az első számla kiadása előtt mindenképpen nézd át a lehetőségeket, és igazítsd a kezelésedhez, valamint a számlákra vonatkozó menedzseri elvárásokhoz a számlák formáját és tartalmát. Itt megadhatsz olyan funkciókat, amelyekkel kényelmesebb és gyorsabb lehet a számlázás folyamata.

Számlanyomtatás (számlakép) beállításai
Itt kell megadnod a számlákról készült (általában már nem nyomtatott) számlaképen szereplő adatokat és a számlakép formátumát. Választhatsz formátumot, specialitásokat, elhelyezhetsz logót, kiválaszthatod a számla nyelvét, valamint a fix szöveget stb.

E-számla, e-mail küldési beállítások
Itt adhatók meg a számlakép elektronikus aláírásának és küldésének beállításai.

Bank, pénztár vezetése
Ezeket a beállításokat csak akkor kell átnézned, ha az IPTAX-szal házi pénztárt vezetsz, vagy nyilvántartod a bankszámláid forgalmát.

A házipénztár vezetésénél megadhatod a kiadási, bevételi pénztárbizonylatok tartalmát, formátumát, valamint a pénztárvezetés egyéb paramétereit. 

A bankszámláid forgalmának vezetéséhez megadhatod a bankszámlakivonatok tartalmát, formáját, a bankszámlaforgalmak importálásához szükséges beállításokat. 

A bankszámlaforgalmak vezetéséhez kiegyenlítési szabályokat adhatsz meg, amelyek alapján a bankszámlaeseményeket a program automatikusan rendelheti számlákhoz (kiegyenlítheti a számlákat).

A banki (pénztári) tételek könyvelési szabályai a NOVITAX könyvelőprogramjaiban adhatók meg, amelyek alapján a pénztári és banki tételek akár automatikusan is könyvelhetők.

Szállítólevél, proforma számla beállításai
Ezeket a beállításokat akkor tekintsd át, ha az IPTAX programmal kezelsz szállítólevelet vagy proforma számlákat. A beállításokkal a szállítólevél (proforma számla) tartalmát és kinézetét, valamint a számlába való beszámítás (a számlát a szállítólevélből készíted el) szabályait adhatod meg.

Pénztárgép, vonalkódolvasó használatának beállításai
Ezeket a paramétereket akkor kell beállítanod, ha az IPTAX-ot össze szeretnéd kötni pénztárgéppel, vagy saját vonalkódot használsz, a vonalkódtartomány kezdő és záró értékét jelölheted ki.

Feladási beállítások
Ezeket a paramétereket akkor kell beállítanod, ha az IPTAX-ban rögzített (kezelt) számlákat gépi feladással szeretnéd könyveltetni a NOVITAX könyvelőprogramjaiban (NTAX vagy TAXA programok).

Egyéb beállítások
A számlázás megkezdése előtt mindenképpen nézd át a számlázás további paramétereit, hátha találsz olyat, amely számodra is fontos lehet.

Webshop beállítások
Amennyiben a számlázási adatokat webshopból várod, be kell állítanod a webshop paramétereket. A beállításokhoz javasoljuk, hogy vedd fel a kapcsolatot a NOVITAX ügyfélszolgálattal.

Amennyiben a könyvelőd Cashbook kompatibilis könyvelőprogramot használ, itt állíthatod be a Cashbook-kapcsolatot is.

Adatbázis-beállítások
Amennyiben kapcsolódni szeretnél MS SQL-szerverhez, az ehhez szükséges beállításokat kell megadnod.

NAV Online Számla adatszolgáltatás
Ha számlát adsz ki, akkor ez egy kötelező beállítás, itt adhatod meg a kiadott számlák NAV-hoz való azonnali beküldésének vagy lekérdezésének paramétereit.
Itt kell beállítani a technikai felhasználó adatait a helyes számla adatszolgáltatáshoz.
Az Éles szerver adatok ellenőrzése gombbal kipróbálható a kommunikáció!  Bővebben…

Minden beállítás
Ez egy technikai segítség, egy képernyőn kezelheted az összes alapbeállítást.

Beállítások mentése/visszatöltése
Beállíthatod az általad elkészített működési paraméterek mentési és visszatöltési körülményeit. Ez például akkor lehet hasznos, ha több számítógépen használod az IPTAX-ot és nem szeretnéd mindegyiken külön beállítani az összes paramétert.

További beállítások
Javasoljuk, hogy a program használatba vételének első lépései között nézd át a további, speciális beállítási lehetőségeket. Külön figyelmedbe ajánljuk a

• számla nyomtatási paramétereket, amelyekkel a nyomtatási körülményeket állíthatod be.
• „Felhasználói” beállításokat, amelyekkel a számlán vevőként megjelenő partnerekhez specialitásokat adhatsz meg (pl. partnerenként eladási ár).

Fontos beállítások a számlázás előtt

Közösségi és csoportos adószám rögzítése (eladói oldalon)
(Cégbeállítások/Cégadatok):
a közösségi adószám az Alapadatok fülön adható meg az EU adószám mezőben,
a csoportos adószám a Cégcsoportok fülön állítható be.
További azonosítók a Kiegészítő adatok fülön állíthatók be.

Saját bankszámlaszámok rögzítése (Cégbeállítások/Cégadatok):
az Alapadatok fülön található Bankszámlaszám mezőben adható meg. Az itt beállított bankszámlaszámot fogja alapértelmezettként a program a kimenő számlákra nyomtatni, ha ez be van állítva. További fontos tudnivalók a bankszámla számok rögzítéséről és nyomtatásáról ide kattintva megtekinthető! 

Számla kerekítési beállítások (Cégbeállítások/Cégadatok):
ahhoz, hogy a számla tételes és végösszegei a számodra megfelelő tizedes számmal kerüljön a számlára, tekintsd meg a devizás és kerekítési beállítások fület és add meg a szükséges tizedesek számát.
A könyvelési alapdeviza kitöltetlen állapotban HUF könyvvezetést jelent, a mezőt csak devizás könyvvezetés esetén töltsd ki. További információk a devizás könyvvezetésről ide kattintva érhetők el!

Számla típusok/bizonylattömbök létrehozása (Törzsadatok/Számla törzsadatok/Számla típusok)
A program induláskor az alábbi számlatípusokat hozza létre: kimenő számla, előleg számla. Bővebben…

Céglogó (Beállítások / Alapbeállítások / Számlanyomtatás… Céglogó lapon)
A számlára nyomtatható céglogó beállítási lehetőségei ide kattintva megtekinthetők.

Fix számla szövegek a bizonylatokra (Törzsadatok / Számla törzsadatok / Számlaszövegek)
A sűrűn vagy fixen használt szövegek a számlatípus egészére vagy akár partner szinten is beállítható. Bővebben…

Devizás számla használata
(Beállítások/Alapbeállítások/Számlanyomtatás/Deviza adatok fülön)
Itt jelölni kell a Deviza használata opciót. Válaszható hogy csak a devizás összegeket nyomtatjuk a számlára és hogy pl az alkalmazott árfolyamot is megjelenítsük. Ezek a beállítások a későbbiek során módosíthatók. A további beállításokért (árfolyam, devizák, számla nyelve) kattints ide!

Számla angol vagy német nyelven
Beállítható hogy az összes bizonylat, csak adott partnerek bizonylatai vagy egy-egy kiállított bizonylat milyen nyelven készüljön el. Bővebben…

Számla küldése e-mailben (Beállítások/Kezelés, beállítások/Email beállítások)
Egyszerűen és gyorsan elküldheted a kiállított számlát e-mailben közvetlenül a rendszerből. Beállíthatod az alapértelmezett e-mail szöveget, csatolmányokat és a címzetteket is. Bővebben…

Egyéni vállalkozó adatok feltüntetése számlán
Egyéni vállalkozóként a számlán kötelezően feltüntetendő adatok (például nyilvántartási szám) automatikusan megjeleníthetők. Bővebben…

Törzsadatok
A számlázás megkönnyítése érdekében az IPTAX-ban egyes törzsállományok (pl. partner stb.) vezetése kötelező, mások (pl. munkaszám) javasoltak. A törzsadattáblákat nem szükséges előre feltölteni, azokat a bizonylatok rögzítésekor is létrehozhatod. 

Számlázási alapadatok átvétele más program adatbázisából (adatmigrálás)
A rendszer használatba vételekor lehetőség van törzsállományok másik rendszerből való átvételére, adatok importására csv fájlból (cégadatok, partnerek, cikkek, stb., valamint a kiegyenlítetlen számlák (nyitó számlák) átvételére, amelyről itt olvashatsz többet:

Nyitó (kiegyenlítetlen) számlák átvétele
Partner-, cikkadatok, egyéb adatok importálása
Cikk és készlet importálása

Számlázás

A cégadatok, beállítások és a törzsadatok áttekintése után kiadhatod a számláidat.
A számlázásról itt olvashatsz bővebben.

További fontosabb számlázási és bizonylatkiállításhoz kapcsolódó műveletek az alábbiak szerint végezhetők el:

• előleg számla
• előleg / végszámla kezelése
• díjbekérők, előlegek kapcsolása
• elektronikus számla készítése
• számviteli bizonylat
• próbaszámla, számla piszkozat
• kedvezmények a számlán
• időszakos elszámolású számlák
• gyűjtőszámla bizonylattípus beállítása
• idegen áfakulcsok használata
• göngyölegek kezelése
• skontó kezelése 
• részszámla – végszámla kezelése

Gyakran ismételt kérdések 

Ügyfélszolgálati tapasztalatok alapján a program első használatba vételekor más felhasználóink kérdéseit és az arra adott válaszokat gyűjtöttük össze.
Bízunk abban, hogy ez neked is segíteni fog a továbblépésben.

Hogyan lehet partnert felvinni?
Több lehetőség közül is választhatsz: 

1. Az IPTAX-ra való átálláskor importálni lehet a más rendszerben létrehozott partnerállományt.
   Számlaimportáláskor a program az új partnereket rögzíti.
2. A partneradatokat a Törzsállományok menüpont alatt lehet kézzel rögzíteni.
3. Számlakészítés közben is lehet partneradatokat rögzíteni.

A rögzítés során a név mező néhány karakterének kitöltését követően a … gombra kattintva az Opten adatbázisából lekérdezhetjük a partner legfontosabb adatait, ez a funkció elérhető az adószám kitöltését követően az Adószám lekérdezése funkcióval is.
Partnerek rögzítéséről bővebben itt olvashatsz…

Hogyan lehet cikket rögzíteni?
Több lehetőség közül is választhatsz:

1. A program használatba vételekor a korábban használt rendszerben kezelt cikktörzset lehet importálni.
2. A program használatakor a cikktörzset ki lehet alakítani a Törzsadatok menüpont alatt.
3. Cikket rögzíteni a számlakészítés közben is lehet.

Amennyiben még nem alakítottunk ki cikk törzset, akkor a számlán használni kívánt cikkeket, szolgáltatásokat…stb rögzíteni tudjuk a Törzsadatok/Cikk törzsadatok/Cikkek menüpont alatt. Bővebben…

Csoportos adószámot hol kell felvinni?
Az IPTAX-ot használó cég csoportos adószámát a Főmenü Cégbeállítások / Cégadatok menüpontban, a partner (szállító vagy vevő) csoportos adószámát a Törzsadatok / Partnertörzsadatok / Partnerek  menüpontban lehet rögzíteni.

Saját bankszámlát hol lehet rögzíteni?
A számlát kiadó (saját) bankszámlát, a Főmenü Cégbeállítások / Cégadatok képernyőn lehet rögzíteni. Bővebben…
A partner (a vevő) bankszámláit a Partneradatok között lehet megadni.

Kompenzálásra példa forintos és devizás számlák esetén is
Az IPTAX-ban lehetőség van az ellentétes előjelű számlák (pl. kimenő és bejövő számlák) pénzügyi összekapcsolására (kompenzálás). A forintos és devizás számlák kompenzálásra itt találsz példát.

Előlegszámla készítésre példa
Az IPTAX-ban lehetőség van előlegszámla készítésére, amely annyiban különbözik a kimenő számláktól, hogy „Előleg” jellegű számlatípusba kell rögzíteni.
Az elkészített előlegszámla beszámítható egy vagy több végszámlába.
Az előlegszámla rögzítéséről és beszámításáról itt láthatsz példát.

Dimenziók (munkaszám, költséghely) használata az IPTAX-ban
A program a számlatételekben, vagy a tételekhez kapcsolható dimenziófelosztási táblázatban két dimenziót, alapesetben munkaszámot és költséghelyet kezel (a dimenzió neve átírható).
A dimenziókódokat használatuk előtt a Dimenzió törzsállományban rögzíteni kell.
A dimenziók csoportokba is sorolhatók, így a két mező használatával akár kettőnél több dimenzió is alkalmazható. 

A dimenzióbontásokat a Kimutatások menüpontban lehet lekérni.

Hogyan szabályozhatom, hogy milyen cím jelenjen meg a számlán, szállítólevélen, előlegszámlán vagy más bizonylaton?
Lehetőség van arra, hogy a bizonylatokon szereplő címeket testre szabjuk. Ez különösen fontos lehet, ha az ügyfélnek többféle címe van (pl. székhely, telephely, postázási cím), vagy ha más adatokat kell megjeleníteni egy-egy típusú bizonylaton. Bővebben…