Számlatömbök kijelölése a NAV xml tükrében

Mint arról talán már értesültek, a számla xml-ek feldolgozásakor a NAV ellenőrzi az egy adószámhoz tartozó számlák számlaszám-egyediséget.

A számlaszámok egyediségének korábban is fenn kellett volna állnia, de nem volt központi ellenőrzés, ezért speciális esetekben, a számlatömbök hibás kijelölése miatt mégis előfordulhatott adószámon belüli számlaszám ismétlődés, például a következő esetekben:

Áfa csoport
Mivel a NAV xml jelenlegi előírásai szerint az áfa csoport minden tagjának a csoport adószámán (a csoport adószám kilencedik jegye 5-ös) kell adatot szolgáltatnia, ezért a csoporttagok között nem lehet egynél többször ugyanaz a számlatömb, mert az a csoporton belüli számlaszám ismétléshez vezet (Pl. nem lehet két tagnak a számlaszám előtagja KI18 stb).

Telephelyi számlázás
Amennyiben a számlák egymástól független számítógépeken készülnek, akkor figyelni kell arra, hogy a telephelyeken eltérő számlatömbök legyenek, így elkerülhető a számlaszám ismétlődés.

Évváltás
Jelenlegi ismereteink szerint a NAV-nál nincs “évváltás”, a számlaszámok egyediségét a teljes számlaállományra vizsgálja, így évváltáskor minden évben új számlatömböket kell kijelölni, vagy olyan induló sorszámot kell megadni, amely biztosítja a számlák évek közötti folyamatos sorszámozását (ez utóbbi megoldást nem javasoljuk).

Vegyes (gépi/kézi) számlázás
A kézzel kiállított számlákat a “NAV online” számlázó program felületén utólag rögzíteni kell, a számlatömb nyomtatványok számozása kizárja a számlaszám ismétlődést. Ha a kézi számlázás mellett számítógépes számlák is készülnek, akkor a gépi számlatömböket úgy kell kijelölni, hogy az ne okozzon számlaszám ismétlődést.

Több számlázó program egyidejű használata
Amennyiben az adott vállalkozás több számlázó programot is használ, vagy évközben vált számlázó programot, a számlatömbök kijelölésénél figyelni kell arra, hogy ki legyen zárva a számlaszám ismétlődés lehetősége.

Mint az eddigiekből is kitűnik, a számlázó programok csak részben tudják kiszűrni a számlaszám ismétlődéseket, ezért kérjük, hogy a számlaszámok jövőbeni kialakításánál vegyék figyelembe az általunk leírtakat.

Ha a számlaszám ismétlődés Önöknél már 2018-ban is problémát okoz, akkor a továbbiakban olyan rendszerben hozzák létre új számláikat, amely rendszerében zárja ki a számlaszám ismétlődést.

Ha a számlaszám ismétlődést a NAV már észlelte (a beküldött számlát a NAV ilyen hibával visszautasította), akkor azt a számlát sztornózni kell, majd az új számlatömbből ismét ki kell állítani a számlát, amelyet a NAV már nem fog ezzel a hibaüzenettel elutasítani.

Üdvözlettel:
NOVITAX Kft.