Mit jelent valójában a számlázó programok NAV-hoz történő bekötése?
Már egy ideje benne van a levegőben, hogy a számlázó programokat be kell „kötni” az adóhatósághoz. Nyilvánvaló, hogy ez a megfogalmazás pontatlan. Itt egyszerűen arról van szó, ha a számlázó programmal elkészül egy számla, a számla adattartalmát azonnal továbbítani kell a NAV-hoz.
Másképp fogalmazva, amint tárolódik a számla a számlát készítő számítógép adattárolóján (ez az eredeti példány), arról azonnal „másolati példányt” (adatszolgáltatást) kell küldeni a NAV részére, amelyet a NAV saját informatikai eszközein tárol.
Arról egyelőre nincs fogalmunk, hogy ez a valóságban hogyan fog történni, számos jó megoldás létezhet, a megvalósítandóhoz bizonyára minden számlázó program kapcsolódni fog, erről most még korai beszélni.
A számlázó programot használóknak a NAV-hoz kerülő számlamásolatokkal összefüggésben véleményem szerint más módon is fel kell készülniük. Mit is von maga után, ha az elkészült és a lemezen tárolt (eredeti) számláról azonnal másolat tárolódik a NAV számítógépein:
A számlázó program bekötése után az eredeti számla már tényleg semmilyen módon nem változtatható meg. Tudom, most is van ilyen előírás, amelynek betartásáról nyilatkozni is kell, de ennek betartását eddig ritkán ellenőrizték. Mostantól azonban az elévülés teljes ideje alatt probléma adódhat abból, ha az eredeti és a NAV-nál levő másolat nem teljesen azonos. Az eltérést még magyarázni sem nagyon lehet.
A bekért adatok között van a számla tárolásának a dátuma is. Eddig csak erre vonatkozó ellenőrzéskor okozhatott problémát az utólag kiállított, de előre dátumozott számla (bár ez most sem szabályos). A számlamásolatok NAV-hoz történő beérkezése után egy egyszerű rutin ellenőrzéssel kimutatható, ha a számlák kelte, keletkezési (tárolási) sorrendje és a számlaszámok sorrendje között ellentmondás van. Tehát nem lesz tanácsos utólag korábbi dátumra vonatkozó számlát kiállítani, várni a számla kiadásával.
Alaposan meg kell fontolni az adatállományok visszaállítását (visszatöltését) is. Korábbi verziót, amelyben esetleg még nincsenek benne az éles adatbázisban kiállított (és a NAV-nál levő) számlák, már indokolatlanul nem lehet visszaállítani. Visszaállítani tehát csak megfelelő szintű jegyzőkönyvezéssel, jellemzően adatbázis hiba esetén (amikor nincs más megoldás) javasolt. Nem tudjuk, hogy az ilyen esetekre lesz-e és milyen szabályozás, de a szabad visszatöltés időszaka már a múlté (ez a rendszergazda szintű visszaállításra is igaz).
A NAV-hoz való továbbítás, talán kicsit szigorúbb feltételek szerint a kézi számlák esetén valószínűleg 24 órán belül lesz kötelező, de legkésőbb az áfa bevallás beadásakor. Másképp fogalmazva, a kézi számlát kiállítók is kötelezve lesznek arra, hogy kézi számláikat valamilyen módon rögzítsék. Vajon ilyen macera mellett érdemes lesz-e kézi számlákat kiállítani, vagy ha arra mód kínálkozik, nem volna jobb számlázó programot használni?
Ugyanakkor a számlázó programok bekötésének lehetnek hasznos következményei is. Például az, hogy felerősíti az integrált rendszerek használatának és az „E-könyvelőirodák” megvalósulásának igényét, lehetőségét.
Egy olyan vállalkozásban, amely saját maga látja el az ügyviteli folyamatait, az integrált rendszer már most is alapkövetelmény. Joggal várható el, hogy számlái ne csak a NAV számítógépeire, hanem a könyvelő szoftverbe is azonnal bekerüljenek az összes többi elektronizált bizonylattal együtt.
De ugyanez elvárható akkor is, ha külső könyvelőiroda könyvel. Amennyiben az elektronikus számlamásolatok el tudnak jutni a NAV-hoz, akkor reális igény, hogy azok jussanak el a könyvelő számítógépére is.
De tovább megyek! A vonatkozó jogszabályok szerint a pénztár vezetése azonnali, tehát azokat nem a külső könyvelő vezeti, így mi akadálya lehetne annak, hogy a könyveltető által rögzített számítógépen vezetett pénztári bizonylatok, azonnal megjelenjenek a könyvelő számítógépén is.
Csakúgy, mint az elektronikusan is lekérhető bankszámla kivonatok és a beérkező számlák. A beérkező számláknál ma még problémát jelenthet a számlák „rögzítése”, de az automatizált adatbeviteli lehetőségek rohamosan fejlődnek, előbb-utóbb a használható megoldások is hozzáférhetővé válnak.
Összefoglalva, most még van idő áttekinteni az ügyviteli folyamatokat és kiiktatni belőlük azokat a megoldásokat, amelyekkel, ha szabálytalanul is, de eddig élni lehetett. Ezek a gyakorlatok a számlamásolatok azonnali NAV-hoz való továbbítása esetén már nem használhatók.
Javaslom az ügyviteli szoftver megoldás áttekintését. Olyan integrált ügyviteli rendszerben gondolkozzanak, amely már most, vagy rövid időn belül biztosítani tudja a NAV felé kötelezővé tett azonnali (online) bizonylattovábbítási lehetőségből adódó előnyöket a saját ügyviteli folyamataikban is.
Zelenák András
A NOVITAX Kft.
ügyvezetője
