Számlázó programunk a vevői számlák mellett számos egyéb "számlajellegű" bizonylattípust is kezel, amelyek helyes használata nagymértékben megkönnyíti munkájukat. Ebben az anyagban azt foglaljuk össze, hogy a főbb, általánosan használt bizonylattípusok használatát programunk hogyan támogatja.

Vevői (kimenő) számla
Szigorú számadású bizonylat, formai és tartalmai követelményeit az áfa törvény és a NAV xml szabályai határozzák meg. A tárolt számla csak másik bizonylattal (számlával egy tekintet alá eső) bizonylattal módosítható (a sztornózás a módosítás speciális alesete).

Módosítani mindig csak számlát (az eredeti) lehet, az egy számlára vonatkozó módosításokat a program "módosítási láncba" kapcsolja össze. A módosító számlába viszont bármelyik korábban kiadott számlát, így például egy korábbi módosító számlát is be lehet másolni.

A jogszabályok szerinti áfa értékhatárt meghaladó számlákat és számlával egy tekintet alá eső bizonylatokat (a módosító számlákat) automatikusan beküldi a NAV-nak.

Számlát lehet kiállítani egyenként, csoportosan, más bizonylat alapján. A más bizonylat lehet szállítólevél, proforma számla, díjbekérő, munkalap, vagy analitikai program (pl. előfizetői nyilvántartás).

A kimenő számlákat a Wintax feladja a Novitax (és néhány más) könyvelő programnak, tehát a saját rendszerünkön belül nincs szükség azok ismételt könyvelésére.

Az arra vonatkozó beállítás esetén a kimenő számlák automatikusan vezethetik a készletmozgás bizonylatokat is (Törzsadatok/Számla törzsadatok/Számlatípusok/Készlet beállítások fül.

Az integrált pénzügyi nyilvántartás használata esetén lehetőség van a számlák pénzügyi teljesüléseinek rögzítésére is.

Kapott előlegszámla
A kapott előlegszámla egy olyan kimenő számla, amely csak előleg bekérésére, a jogszabály szerint az előlegként kifizetett összeg megérkezése után állítható ki. Az előleg számla tételei között csak a pénzügyi teljesülés adatait célszerű szerepeltetni, a cikknévben javasoljuk megadni azt az ügyletet, amelyre az előleg be lett kérve (pl. Előleg bekérése irodabútor készítésére). Mivel az előlegszámla pénzügyi teljesítést nyugtáz, ezért készletvezetés fel sem merülhet.

Az előlegszámla minden másban azonos a kimenő számlával, azzal az eltéréssel, hogy beszámítható kimenőszámlába (csak abban az esetben ha az előleg ki van egyenlítve). A beszámítás a számla fizetendő összegét csökkenti az előleg mértékével.

Másolat kimenő számla
A kimenő számlák speciális esete a "Másolat kimenő számla", amely egy másik programmal kiállított, vagy kézzel kiadott számla rögzítésével (importjával) kerül az adatbázisba, ahol az eredeti, szigorú számadású számlának az minősül, amelyről a másolat készül a NOVITAX adatbázisban. A másolatként rögzített számlákra azért lehet szükség, hogy a továbbiakban megvalósulhasson az egységes ügyvitel (pl. bankszáma kivonat rögzítése közben a számlák kiegyenlítése).

A másolat kimenő számlák kezelése megegyezik a bejövő számlák kezelésével (pl. a számlát a program nem továbbítja a NAV-hoz, mert annak a kibocsátásakor meg kellett történnie).

Próba kimenő számla
A próba kimenő számla egy félkész kimenő számla. Adóigazgatási eljárásra nem alkalmas dokumentum, nincs éles számlaszáma, akkor célszerű használni, ha a kimenő számla készítését valamilyen ok miatt félbe kell hagyni, de az eddig elkészült számla tartalmát meg szeretnénk tartani. Tömeges számlakészítésnél arra is lehet használni, hogy az elkészült számlákat véglegesítésük előtt még át lehessen nézni.

A próbaszámla úgy jön létre, hogy a készülő kimenő számlát próbaszámla számlatípusba kell tárolni. A próbaszámla szabadon módosítható, bármikor éles kimenő számla készíthető belőle.

Egyszerűsített kimenő számla
Az egyszerűsített kimenő számla a normál kimenő számlának olyan verziója, amelybe csak az áfa törvény által "egyszerűsített számla" formátumnak megfelelő számlákat lehet rögzíteni és megjeleníteni (nyomtatni, vagy pdf-et készíteni). A normál számlához képest a legfőbb eltérés, hogy a tétel összegeket az áfa szempontjából csak bruttóban lehet megadni, nem lehet rajta feltűntetni az áfa alap és az áfa értékét.

Az egyszerűsített számla kezelése minden másban azonos a kimenő számláéval, beleértve az előleg és a másolati számlatípusokat is.

Kimenő szállítólevél
A szállítólevél egy olyan teljesítés igazolás, amelyet az ügylet teljesülésekor kell kiállítani, abban az esetben, ha ezt jogszabály előírja, vagy a számlázás és a teljesítés időben elválik egymástól. Általában egy árukísérő dokumentum, amely lehetővé teszi a teljesítés igazolást. A leírtakból következik, hogy bizonyos esetekben a kimenő számla is elláthatja a szállítólevél funkciókat.

A szállítólevél a számozását tekintve azonos a számlára vonatkozó szabályokkal, más tekintetben azonban nem szigorú számadású bizonylat, önmagában, vagy módosító bizonylattal is módosítható.

A szállítólevél könyvelésre nem alkalmas bizonylat ezért a könyvelésbe nem adható fel. Viszont akár az összes tételével, vagy tételenként "beszámítható" akár több kimenő számlába, vagyis számla készíthető belőle. A kimenő szállítólevélre pénzforgalmat kapcsolni nem lehet.

Az arra vonatkozó beállítás esetén a kimenő szállítólevelek automatikusan vezethetik a készletmozgás bizonylatokat is (vezetik a készletváltozásokat). A készletmozgás vezetésekor a számlába való beszámítás a készletmozgásokat átkapcsolja a kimenő számlához.

Bejövő (szállítói) számla
Ebbe a számlatípusba a céghez érkező számlákat, a kimenő számlával azonos felületen kell rögzíteni (azt, hogy kimenő, vagy bejövő a számlatípus dönti el).

A bejövő számlának a kibocsátónál kell megfelelnie a számlára vonatkozó követelményeknek, ezért a bejövő számlaként való rögzítésekor már nem kell, hogy szigorú számadású bizonylat legyen, a számlákat nem kell beküldeni a NAV-hoz (ez a kibocsátó feladata). Ennek megfelelően a rögzítés után szabadon módosítható, számlaként nem nyomtatható (nem számlaként természetesen kinyomtatható), vagy a felhasználó döntése szerint tartalma módosító bizonylattal is módosítható. Ebbe beleértendő az is, hogy akár utólag költségfelosztás táblázatot lehet a bejövő számlához rendelni.

A bejövő számlákat a Wintax feladja a Novitax (és néhány más) könyvelő programnak, tehát a saját rendszerünkön belül nincs szükség azok ismételt könyvelésére.

Az arra vonatkozó beállítás esetén a bejövő számlák automatikusan vezethetik a készletmozgás bizonylatokat is (vezetik a készletváltozásokat).

Az integrált pénzügyi nyilvántartás használata esetén lehetőség van a számlák pénzügyi teljesüléseinek rögzítésére is.

Bejövő szállítólevél
A szállítólevél egy olyan teljesítés igazolás, amelyet az ügylet teljesülésekor kap a vállalkozás, abban az esetben, ha ezt jogszabály előírja, vagy a számlázás és a teljesítés időben elválik egymástól. Általában egy árukísérő dokumentum, amely lehetővé teszi a teljesítés igazolását. A leírtakból következik, hogy bizonyos esetekben a bejövő számla is elláthatja a szállítólevél funkciókat.

A szállítólevél a számozását tekintve azonos a számlára vonatkozó szabályokkal, más tekintetben azonban nem szigorú számadású bizonylat, önmagában, vagy módosító bizonylattal is módosítható.

A szállítólevél könyvelésre nem alkalmas bizonylat ezért a könyvelésbe nem adható fel. Viszont akár az összes tételével, vagy tételenként "beszámítható" akár több bejövő számlába, vagyis számlához kapcsolható. A bejövő szállítólevélre pénzforgalmat kapcsolni nem lehet.

Az arra vonatkozó beállítás esetén a bejövő szállítólevelek automatikusan vezethetik a készletmozgás bizonylatokat is (vezetik a készletváltozásokat). A készletmozgás vezetésekor a számlába való beszámítás a készletmozgásokat átkapcsolja a bejövő számlához.

Adott előleg
Az adott előlegszámla egy olyan bejövő számla, amelyet az előlegként bekért összeg megfizetése után kiállított kapott előleg számla alapján lehet rögzíteni. Az előleg számla tételei között csak a pénzügyi teljesülés adatait célszerű szerepeltetni, a cikknévben javasoljuk megadni azt az ügyletet, amelyre az előleg be lett fizetve. (pl. Előleg bekérése irodabútor készítésére). Mivel az előlegszámla pénzügyi teljesítést nyugtáz, ezért készletvezetés fel sem merülhet.

Az előlegszámla minden másban azonos a bejövő számlánál a leírtakkal, azzal az eltéréssel, hogy beszámítható bejövő számlába. A beszámítás a számla fizetendő összegét csökkenti az előleg mértékével.

Felvásárlási jegy
A felvásárlási jegy egy speciális kimenő számla, amelyet a vevő állít ki az eladó helyett. Általában olyan bizományosi konstrukcióban használják, ahol a megbízó (bizományba adó) magánszemély, vagyis számlakiállítás nem várható el tőle, vagy számlaadásra nem kötelezett.

A felvásárlási jegyet akkor kell kiállítani, amikor a bizományos a bizományba kapott árut ténylegesen meg is vásárolja.

A felvásárlási jegy szigorú számadású bizonylat, érvényesek rá a kimenő számlára vonatkozó szabályok (pl.: a számlaszám képzésre és a módosíthatóságra vonatkozó előírások).

A felvásárlási jegy pénzügyileg teljesíthető és könyvelendő dokumentum, a felvásárlási jegy a kibocsátónál egyben bejövő számlaként is funkcionál.

Mezőgazdasági felvásárlási jegy
A mezőgazdasági felvásárlási jegy a felvásárlási jegy speciális formája, amely annyiban különbözik a felvásárlási jegytől, hogy az eladó mezőgazdasági kistermelő (családi gazdálkodó), a vevő jogosult a mezőgazdasági kompenzációs felár érvényesítésére, és a bizonylat megfelel a mezőgazdasági felvásárlási jegyre vonatkozó formai és tartalmi követelményeknek.

Bizományosi szerződés
Speciális számlatípus, a magánszemélytők bizományba átvett cikkek átvételi elismervénye. Nem szigorú számadású, semmilyen további ügyviteli folyamatban nem vehet részt.

Munkalap
Egy speciális formátumú "kimenő szállítólevél", amelyen az elvégzendő (elvégzett) szolgáltatásokat és a szolgáltatás nyújtás során felhasznált cikkeket lehet megadni. A munkalap kezelése megegyezik a kimenő szállítólevélnél leírtakkal.

Díjértesítő (kimenő)
Teljesítés előtti pénzügyi teljesítési (fizetés) kérelem. Adóigazgatási eljárásra nem alkalmas, nem szigorú számadású bizonylat, kiegyenlítéséig szabadon módosítható.

Pénzügyi teljesülésekor általában előlegszámlát kell kiállítani (mert vélhetően az ügylet még nincs teljesítve), amelyet a program ki is állít, de beszámítható normál kimenő számlába is.

A teljesítés elmaradása esetén lezárható, a lezárt díjértesítő logikailag törölt bizonylatnak számít.

Díjértesítő (bejövő)
A kimenő díjértesítő vevő oldali párja, a kapott díjbekérő rögzítésével jön létre, minden másban a kimenő díjértesítőnél leírtak érvényesek rá. A rendszer e számlatípus használata nélkül is működőképes.

Üdvözlettel:
NOVITAX Kft.