A számlaszámok egyediségének fontosságára már szeptember elején felhívtuk a figyelmüket. A téma azonban az évváltás miatt újra fontos lehet, és azóta bizonyos tapasztalatokra is szert tettünk, ezért kérjük, ha bármilyen számlázó programot használnak, levelünket olvassák el.

A számlaszámok képzésének jogszabályban nem rögzített, de elterjedt gyakorlata szerint a számlaszámok két részből tevődnek össze, van egy fix rész (ezt nevezzük számlatömb azonosítónak, vagy számlatípusnak) és van egy sorszám része. A számlaszám egyediséget a NAV a teljes számlaszámra (számlatömb azonosító+sorszám) vizsgálja.

A számlázó programok csak részben tudják kiszűrni a számlaszám ismétlődéseket, ezért kérjük, hogy a számlaszámok (különösen a számlaszám fix része) jövőbeni kialakításánál vegyék figyelembe az általunk leírtakat.

Ha a számlaszám ismétlődést a NAV már észleli először (a beküldött számlát a NAV ilyen hibával visszautasította), akkor azt a számlát sztornózni kell, majd az új számlatömbből ismét ki kell állítani a számlát, amelyet a NAV már nem fog ezzel a hibaüzenttel elutasítani.

A számlaszámok egyediségének korábban is követelmény lett volna, de nem volt központi ellenőrzés, ezért speciális esetekben, a számlatömbök hibás kijelölése miatt mégis előfordulhatott adószámon belüli számlaszám ismétlődés, amelynek így eddig nem volt következménye, például a következő esetekben:

Évváltás
Jelenlegi ismereteink szerint a NAV-nál nincs "évváltás", a számlaszámok egyediségét a teljes számlaállományra (az "élet" indulásától (az első számla beküldésétől) végtelen ideig) vizsgálja. Ezért évváltáskor minden évben új számlatömböket kell kijelölni, vagy olyan induló sorszámot kell megadni, amely biztosítja a számlák évek közötti folyamatos sorszámozását (ez utóbbi megoldást nem javasoljuk, mert nagyobb a hibázás lehetősége).

Az évváltásnál nemcsak a számlaszámra, hanem a számla tétel számra is figyelni kell. Mert egy rejtélyes ok miatt a NAV most azt követeli meg, hogy egy számla módosítási láncon belül (számla, számlát módosító, esetleg sztornózó számlák) ne legyen két azonos számlatétel szám (nálunk eddig nem is voltak tételszámok).

A NAV xml által diktált módosítási rendszer egy másik következménye, hogy egy módosított számla átnyitásakor a program át fogja nyitni a számlára vonatkozó össze módosító (sztornó) számlát is. Ezért a saját rendszerünkön belül meg tudunk felelni az azonos tételeket kizáró követelménynek (a módosító számlák átnyitásának nem ez az egyetlen oka).

Tehát, ha 2019-ben egy olyan számlát kell módosítani, amely 2018-ban be lett küldve a NAV-hoz, akkor annak tételsorszámozását az utoljára beküldött bizonylat sorszámához kell igazítanunk (attól eggyel nagyobb lesz). Ha a számlát 2018-ban nem a Novitax számlázó (RAXLA) küldte be, akkor nem lesz információnk arról, hogy mi legyen a módosító számla induló tételszáma. Ezért ezt az információt a számla nyitó számlaként való rögzítésekor kell majd megadni (erre lesz majd mező a számlafejben).

Telephelyi számlázás
Amennyiben a számlák egymástól független számítógépeken készülnek, akkor figyelni kell arra, hogy a telephelyeken eltérő számlatömbök legyenek, így biztosan elkerülhető a számlaszám ismétlődés.

Egy áfa csoportba tartozó cégek számlaszámai
Mivel a NAV xml jelenlegi előírásai szerint az áfa csoport minden tagjának a csoport adószámán (a csoport adószám kilencedik jegye 5-ös) kell adatot szolgáltatnia, ezért a csoporttagok között nem lehet egynél többször ugyanaz a számlatömb, mert az a csoporton belüli számlaszám ismétléshez vezet (Pl. nem lehet két tagnak a számlaszám előtagja KI18 stb).
Itt például egy jó megoldás lehet, a csoporttagokhoz sorszám re3ndelése (01. 02. stb.), és a sorszám dátum elé való beillesztése (pl. KI0118, KI0218 stb.).

Vegyes (gépi/kézi) számlázás
A kézzel kiállított számlákat a "NAV online" számlázó program felületén utólag rögzíteni kell, a számlatömb nyomtatványok számozása kizárja a számlaszám ismétlődést. Ha a kézi számlázás mellett számítógépes számlák is készülnek, akkor a gépi számlatömböket úgy kell kijelölni, hogy az ne okozzon számlaszám ismétlődést a kézi számlatömbökkel.

Több számlázó program egyidejű használata
Amennyiben az adott vállalkozás több számlázó programot is használ, vagy évközben vált számlázó programot, a számlatömbök kijelölésénél figyelni kell arra, hogy ki legyen zárva a számlaszám ismétlődés lehetősége.

Üdvözlettel
NOVITAX Kft.