Elektronikus számla kiállítása
A NOVITAX számlázó programmal – társszolgáltató bevonásával – kiállítható elektronikus számla. Az elektronikus számla előállítása annyiban tér el a hagyományos, papír alakú számla előállításától, hogy a megjeleníthető formátumot (ahova egyébként a példányszámot kell megadni), „Elektronikus számla” formátumra kell állítani. Az „Elektronikus számlákat” a program társ szolgáltatónként megkülönbözteti, a szolgáltatók a „Digitálisan aláírt számla” választása után megjelenő képernyőn jelölhetők ki. A szolgáltató kijelölése után a számlázó program az elkészült számlát elküldi a szolgáltatóhoz hitelesítésre, a szolgáltató a hitelesítés után a számlát továbbküldi a címzettnek, és visszaküldi a számlát készítőhöz is, a visszaküldött, már elektronikus számlát a NOVITAX számlázó programja csatolja a számlához (menti az adatbázissal együtt).
A program által készíthető elektronikus számlák a következők:
Digitálisan aláírt számla
Az elektronikus számlát a kezelő által megadott adatok alapján (szolgáltató, és annak e-mail címe, stb.) a program elküldi a kiválasztott szolgáltatóhoz, aki azt ellátja dátum bélyegzővel, elektronikus aláírással, majd az így előállított elektronikus továbbítja a vevő, és a kiállító felé. A szolgáltatótól visszakapott elektronikus számlát (a .xml, és a .pdf állományokat) számlát alapesetben a program csatolja a számlához, a csatolást a kezelő kiiktathatja. A csatolást azért javasoljuk, mert így a számlakiállító külön tárolási szerződés nélkül is eleget tehet az elektronikus számla megőrzési feltételeinek (a szolgáltatónál való tárolás költsége megspórolható).
Önállóan aláírt számla
A számlát kiállító rendelkezik dátum bélyegzővel, és elektronikus aláírással, így azt saját rendszerében oldja meg (a számlát nem kell szolgáltatóhoz továbbítani). A számla digitális aláírása után válik érvényes elektronikus számlává, amelyet a számla kibocsátó a juttat el a vevőhöz Az elektronikusan aláírt számlát a kezelő szintén csatolhatja a a számlához.
Aláíratlan számla
A számlát a program speciálisan az „EDI” rendszer számára állítja ki, a számla további kezelése (amely nélkül a kiállított számla nem tekinthető elektronikus számlának) az EDI rendszerben történik.
Elektronikus számla fogadása
A pénzügyi nyilvántartó, és a könyvelési program automatikusan, a számla kinyomtatása nélkül is tud fogadni más cégek által kiállított elektronikus számlákat a következők szerint:
Az elektronikus számla fogadásához a számlázó programban a „Számlázás/Elektronikus számla fogadása” menüpontot kell elindítani. A menüpont elindítása után ki kell választani az importálandó számla számlatípusát (amely csak bejövő, vagy bejövő előlegszámla lehet), majd a megjelenő képernyőn ki kell választani az elektronikus számla formátumát, meg kell adni (ki kell jelölni) a számla elérési útvonalát, és meg kell adni, hogy a számlát a program csatolja-e a bejövő számlához.
Amennyiben a számlában megadott partner még nem szerepel a partner állományban, vagy ha a program nem tudja azonosítani a partnert, akkor a feltöltött partner adatokkal megjelenik a partner adatok képernyő, a kezelő választhat partnert, vagy új partnerként rögzítheti a számlában levő partnert.
Az érkező elektronikus számlák a számítógépen bárhol lehetnek, az egységes kezelés érdekében erre a célra minden évben létrehozunk egy könyvtárat: „NOVITAXWIN\évszám (pl. 2011-ben 2011)\BEJOVOSZAMLA\a cég adószáma”, ide érdemes másolni az érkező elektronikus számlákat. A program a feldolgozott elektronikus számlát az bárhol is legyen, az ismételt feldolgozás lehetőségének csökkentése érdekében áthelyezi a következő könyvtárba: „NOVITAXWIN\évszám (pl. 2011-ben 2011)\ARCHIVSZAMLA\a cég adószáma”.
A program a feldolgozáskor a következőket ellenőrzi:
A számlában levő partner benne van-e a partner törzsállományban
A számlán szereplő vevő azonos-e a cégadatokban megadott céggel
A számla eredeti bizonylatszámával a partnernek van-e már számlája
Az új feladási rendszerben már nem kötelező, hogy a bejövő számla kontírozva legyen, a kontírozás, és az utólagos költségfelosztás végrehajtható a számlázó, és a feladás előtt a kettős könyvviteli programban is. A bejövő elektronikus számlák a feladási rendszerben közvetlenül a könyvelési programba is érkeztethetők, ehhez a pénzügyi modult kell használni. A pénzügyi modulban az itt leírtaknak megfelelően ki lehet jelölni az elektronikus számla helyét, amelyet a program kontírozásra megjelenít a képernyőn, a kontírozás után mint könyvelési bizonylatot bemásolja a könyvelési adatállományba. Az elektronikus számlát áthelyezi az archív könyvtárba, és csatolja a könyvelési bizonylathoz.
