Amennyiben két gazdasági partner közötti ügyletekben a pénzügyi teljesülés megelőzi a tényleges teljesítést, a pénzügyi teljesülés után előlegszámlát kell kiállítani. Többszöri törvényi módosítás után a jelenleg érvényben levő jogszabályok nem tesznek különbséget a tényleges teljesítésről kiállított számla, és az előleg pénzügyi teljesülése után a pénzügyi teljesülésről kiállított számla (az előlegszámla) között. A számla, és az előlegszámla között azonban az előlegszámla különleges kezelése miatt érdemes különbséget tenni.

Az előlegszámla sajátos szabályai

Előlegszámlát a fennálló jogszabályok esetén csak a pénzügyi teljesítés után, célszerűen a pénzügyi teljesülés dátumával célszerű kiállítani. Mivel az előlegszámla a pénzügyi teljesítés számlája (nem a megvalósítandó ügyletről szól) az előlegszámlán az összes dátumnak (kelte, teljesítés kelte, fizetés esedékessége) egyeznie kell a pénzügyi teljesülés dátumával.

Az előlegszámlán általában egy tétel, az „Előleg” szerepel, amely a kiállító áfa-beli jogállásához igazodva lehet áfa körön kívüli, vagy áfa-s.

Az előlegszámlában levő áfa-t csak akkor lehet levonni, ha az előlegszámla ki van egyenlítve. Ez következik a pénzügyi teljesítés utáni számla kiállítási előírásból a fordítottja azonban nem igaz, a pénzügyileg teljesített előleg után a számla kiállítástól függetlenül be kell fizetni az áfa-t.

A számviteli törvény előírásai szerint a kapott előleget bruttó módon (áfa-val növelt), az adott előleget nettó módon (áfa nélkül) kell a könyvekben szerepeltetni.

Az áfa bevallás kitöltési útmutatója szerint a speciális sorokban kell kimutatni a belföldi, és a közösségi beszerzésekre kapott előleget, az előleg érvénytelenítését (jóváírását, sztornózását), és a számlába való beszámítását függően attól, hogy a beszámítás azonos, vagy más áfa bevallási időszakra esik.

Az előlegszámlát számlához való kapcsolással lehet rendezni, átlagos esetben számlába való „beszámítással”, a gazdasági ügylet meghiúsulása esetén érvénytelenítő számlával (amelyet értelemszerűen az összeg visszautalása után lehet kiállítani).

Mindezek alapján a jogszabályi kötelezettségtől függetlenül a számlázási rendszerben továbbra is javasolt az előlegszámlákat a számláktól elkülönítetten kezelni.

Kapott előleg áfa kezelése

A kapott előlegnek szerepelnie kell az áfa bevallás áfa kulcs szerinti soraiban, valamint a belföldi, és a közösség előlegre létrehozott ún. „alábontott” áfa bevallási sorokban is (alábontott áfa bevallási sornak az összesítő sor utáni, az összesítő sorban szereplő összegek kiemelt sorait nevezzük). A kapott előleg elszámolásának, az elszámolás jellegétől, és bevallási időszakától függően negatív számként többnyire meg kell jelenni a kulcs szerinti alapsorban, és az előleg elszámolására létrehozott áfa bevallás sorokban.

Az adott előlegre vonatkozóan jelenleg nincs különleges áfa bevallási előírás (a kapott előleg áfa-jánk nem kell szerepelnie kiemelt áfa bevallási sorban).

A NOVITAX Kft. ügyviteli programrendszerének egységes, és mindenre kiterjedő áfa kezelése biztosítja az előleg, és az előleg elszámolás automatikus áfa kezelését. A program már a kapott előleg rögzítésekor felismeri, hogy közösségi, vagy belföldi előlegről van-e szó, és az előleg jellegének megfelelően az előleg áfa-ját (vagy magát az előleget) az alapsor mellett automatikusan feltűnteti a kiemelt sorokban is.

Az előleg elszámolásakor – mint az a fejlett önfelismerő, öntanuló rendszerektől el is várható, - a rögzített adatokból felismeri, hogy az elszámolás mely formájáról van szó (előlegszámla jóváírása, beszámítása azonos, vagy eltérő áfa bevallási időszakban), és annak megfelelően automatikusan rögzíti az előleg elszámolás áfa bevallási sorait.

A kettős könyvviteli programban az előleget, és az előlegszámlát, lehet egy menetben, a kiegyenlítéssel együtt pénzforgalmi naplóban rögzíteni. A megoldás előnye, hogy az előlegszámla azonnal kiegyenlített lesz, és a program  leírtak szerint tudja könyvelni az előleg áfa-ját.

Azt a megoldást is támogatja a program, hogy az előleg először szállítói, vagy vevői számlaként legyen rögzítve, amelyhez a kezelőnek kell  kapcsolnia az előleg pénzügyi telesítésének tételét. Ebben az esetben az előlegszámlán (mivel az csak a pénzügyi teljeülés után lesz kiegyenlítve) annak kiegyenlítéséig a program ne teszi lehetővé az áfa rögzítést, a kulcs szerint számlát azonnal átvezeti egy nem áfa-s számlaszámra. Az előlegszámla kiegyenlítésekor az átvezetett áfa-t automatikusan visszavezeti áfa-ra.

A NOVITAX Kft pénzügyi nyilvántartási, és főkönyvi könyvelési rendszere a végszámlaként kiállított bizonylaton kezeli az egy, vagy több előleg számla végszámlába történő beszámítását. A program kiértékeli a beszámítás körülményeit, és azok alapján tölti ki az áfa bevallási sorokat. A program mindenre kiterjedő folyószámla analitikáján a szállítók, vevők mellett le lehet kérdezni a kiegyenlítetett, kiegyenlítetlen, és/vagy el nem számolt (be nem számított) előlegeket.

Kapcsolódó oldal(ak):

• net.jogtár